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参加展会十件大事你做好了吗?

参展须知1中国仪表网2007年08月01日 09:06人气:952

据国外专门机构的调查,参观者对展会各因素的记忆顺序包括:展品吸引力 39%,操作演示 25%,展台设计 14%,展台人员表现 10%,散发资料 8%,展出者的名气 4%。由此可见,参展商并不是有名气就可高枕无忧了,关键在于展会现场的表现。 
  首先,展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原则:

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  1、针对性,

  2、代表性,

  3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术,生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处,与同类产品相比,明显有别。 

  其次,参展商的现场展示。现在,很多参展商都采用歌舞表演,有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下,并不能说明展品的全部性能,显示全部特征,需要借助其他材料或设备等手段来加以说明,强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与,并准备一些小包装样品免费派发。 

  第三,展台设计。当前,很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多,装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象,吸引参观者的注意力。因此,你可以从几个方面衡量装修是否达到目的:1、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调;2、展台设计是为了衬托展品,不可喧宾夺主;3、展台设计需考虑参自身的公众形象,不可过于标新立异;4、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。 

  第四,工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑:1、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员;2、根据工作量的大小决定人员数量;3、人员的基本素质及个性;4、加强专业知识的培训及产品性能的了解,包括专业知识、产品性能、演示方法等等。 

  第五,客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户,开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段,邀请和吸引客户。 

  有经验的大公司做这些事情的时候,并非眉毛胡子一把抓,而是制定周详的计划。参考下表,看一看你做到了吗? 

  参展计划时间表: 

  (一)12 个月前:

  1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,确定全年展览计划;

  2、与展览主办单位或代理公司联系,取得初步资料;

  3、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置);

  4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划。 

  (二)9个月前:

  1、设计展览结构;

  2、取得展览管理公司的设计批准;

  3、选择并准备参展产品;

  4、与国外潜在客户及目前顾客联络;

  5、制作展览宣传册。 

  (三)6 个月前:

  1、以广告或邮件等进行推广活动;

  2、确定旅行计划;

  3、预付展览场地及其他服务所需款项;

  4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等,并准备必要的翻译;

  5、安排展览期间翻译员;

  6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。 
  (四)3 个月前:

  1、继续追踪产品推广活动;

  2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,贴上公司标签;

  3、将展位结构设计做最后的决定;

  4、计划访客回应处理程序;

  5、训练参展员工;

  6、排定展览期间的约谈;

  7、安排展览现场或场外的招待会;

  8、出国展则需购买外汇。 

  (五)四天前:

  1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包;

  2、搭乘飞机至目的地。 

  (六)三天前:

  1、抵达,饭店登记;

  2、视查展览厅及场地;

  3、咨询运输商,确定所有运送物品是否安全抵达;

  4、指示运输承包商将物品运送至会场;

  5、联络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;

  6、与展览组织代表联络,告知通讯方法;

  7、访问当地顾客。 

  (七)两天前:

  1、确定所有物品运送完成;

  2、查看租用的设备及所有用品,了解其功能;

  3、布置展位;

  4、将所有活动节目做最后的决定。 

  (八)一天前:

  1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查;

  2、将促销用品送达直接分配中心;

  3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。 

  (九)展览期间:

  1、尽早到会场;

  2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心;

  3、实地观察后尽早预约明年场地;

  4、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;

  5、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺,必须按质按期完成;

  6、将每日情况做成简报通知员工;

  7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便及时处理及回应。
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