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会展项目经理的能力与培养

展商新闻中国仪表网2007年11月20日 15:03人气:587

  在会展业务中,项目经理“是充满活力的、带来生命力的元素”(德鲁克语),他们是会展项目的核心人物,也是项目成功的关键。  


   会展项目经理需要具备下列三种能力:
 
1.团队领导能力。会展项目经理首先必须是一个合格的团队领导者,他所肩负的责任就是领导他的团队准时、优质地完成全部工作,在不超出预算的情况下实现项目目标。这就需要会展项目经理必须具备良好的信誉,使项目团队成员觉的他是一个有诚信、有效率、有能力项目经理;他必须具有灵活的人际关系,善于在各团队成员之间和公司各支持部门之间进行协调;有广泛的经营常识(不要精通,但要全面),知道各个团队成员所负责工作的功能和经营管理方法,能够正确确定哪些工作应由团队内部的哪些人员完成,哪些工作应交给承包商完成;有卓越的指导能力,能够协助团队成员解决问题,或者懂得什么时候需要聘请外部专家来解决问题;有高度的学习意愿与创新意图,因为他是团队内部营造创新环境、推动创新观念的关键人物。最后也是最重要的一点是他还必须具备激励团队士气、为团队成员创造工作意义的能力。
 
2.项目经营能力。很多会展项目经理认为自己是一个执行者而不是计划者,当接受一项任务时,第一个反应就是着手开始解决这个问题。然而在会展经济不断国际化、全球化的今天,会展项目成功必须依靠创新精神与创新能力,因此,项目经理必须有与高层一同研拟策略、设定目标并排列目标优先顺序的能力。项目经理还是会展项目的设计师,它必须正确设定会展主题、精心设计节目。项目经理必须善于着眼于“大画面”的事务,例如项目的生命周期、工作分工结构的开发、管理流程变动的实施,等等。
 
3.项目管理能力。要有规划技巧。项目经理进入项目执行之前,首先要制定一份完备的工作进度表,对展前、展中、展后各个阶段,在什么时间完成什么事进行详细的规划,并在项目实施过程中监督执行。会展项目的各项工作是环环相扣的,哪些工作可以“并行”,哪些工作必须“串行”,哪些工作需要多少资源,都必须认真规划,并在执行过程中做到任务、进度、资源三落实。同时,要知道再完美的计划也会时常遭遇不测,项目经理应该能够预测变化并且能够适应变化,在项目发生变化时能够及时作出调整。一个项目经理最重要的特质就是辨识和解决问题的能力。这同时也决定了项目经理要有风险管理能力,能够在信息不完备的情况下做决定,预先进行风险确定、风险冲击分析以及风险应对计划,并在危机事件发生时正确进行处理。另外还有质量管理能力,熟悉基本的质量管理技术,例如制作和说明质量控制图,尽力达到零缺陷等;合同管理能力,要求掌握较强的合同管理技巧,了解签约中关键的法律原则;交流能力,能与他们的经理、客户、厂商及属下进行有效的交流;成本管理能力,处理诸如成本估计、计划预算、成本控制、资本预算以及基本财务结算等事务;国际事务处理能力,了解国际惯例和相关国家的语言、文化、习惯、法令规章等等。
 
    以上所谈到的项目经理的能力相当广泛,那么,有意从事会展项目经理职业的人,如何取得这些能力呢?
 
    一是,学校的正规训练。目前全国已经有20余所大专院校开设了会展专业或会展方向的学历教育,并且有专科、本科、研究生各个层次,绝大多数是会展管理类,会展项目经理是其主要培养目标。但是,作为会展专业在校就读的学生来说,最要的还是要学好基础课程,搞好基础训练,研修或选修管理、营销、法律、经济等相关课程,不能只重视实用性的课程。有了牢固的基础,各种实用科目在到职后能够在正规与非正规的在职培训中学到。应该说,大学并不是学习管理实务的最佳场所,特别是对于没有对实际工作感性认识的在校学生,把功夫花在实用课程上,往往事倍功半。
 
    二是,职业训练班和职业继续教育。在职会展项目经理,特别是外国语学院毕业的会展项目经理,应该通过参加各种职业训练班或职业继续教育补充与会展项目管理有关的课程。研究表明,缺乏基础训练的项目经理,在接受企业内部在职训练时效果往往不佳,自我学习时也缺乏吸收能力。
 
    三是,在职训练。在工作过程中不断学习新知识、增加新能力,是受过任何教育的会展项目经理成长的必要条件。正规的在职训练是指企业内部设立的有讲师、有讲义、有正规课程的训练班。现在有越来越多的会展企业开始重视正规训练,项目经理要争取每一个接受正规训练的机会,吸收最新知识。企业内部还有大量的非正规训练的机会,包括观摩他人作业、聆听别人的经验介绍、听取他人意见等。不要因为工作忙而推辞参与其他项目的讨论,善于帮助别人就是帮助自己。一个一到下班时间就盯着表看的人和一个主动找工作做的人,很快就能分出高下。
 
    四是,自我学习。自我学习是会展项目经理提高自身能力的重要方式。有人说,一个人的成就关键看他的业余时间用来做什么。自我学习的方式有:阅读相关书籍和专业杂志。会展行业的杂志仍然非常少,并且多数都是信息性的,最近创办的非信息性杂志以及一些报纸的会展专刊,则是会展项目经理自我修炼的必读材料;选择你认为值得作为学习模范的人,主动拜访他,请他担任你的导师,定期不定期请教他工作上的各项事务,由他介绍你认识行业前辈,指引你的发展道路;建立广泛的人际网络,在需要时可以获得专业帮助。如果能够在企业内部或者同行业中结交一些能够敞开讨论问题的同仁,经常进行沙龙式聚会,形成一个“智慧圈”,则极有利于会展项目经理的在职提高;经常上网,寻找新知识、新技术。利用电子邮件向其他专业人士请教、沟通、交换意见。在相关BBS上交流,对工作有很大的助益。它突破了人们交流方面的时空障碍,使大量信息在很小的空间中聚集,可以在更大范围内直接互动、讨论和交流,有利于拓展想象力、从他人的发言中获得启发、及时克服谬误和思维惯性、并相互提供心理支持
 

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